Assistant IA : ce qu’il fait au travail, et lequel choisir en PME

Un assistant IA est un logiciel à qui vous demandez, en français courant, d’écrire, de résumer, d’expliquer, de chercher ou de préparer quelque chose, et qui s’exécute à votre demande. En conversation, chaque tâche part d’une consigne, la vôtre, et le résultat revient vers vous. France Num, l’initiative gouvernementale pour le numérique des TPE et PME, le définit comme « un système d’intelligence artificielle capable de comprendre le langage naturel et d’exécuter des tâches spécifiques pour aider les utilisateurs » (guide France Num sur l’assistant IA, mis à jour le 6 octobre 2025).

Ce qu’il fait de votre journée dépend d’une seule chose : ce à quoi vous le branchez. Branché sur rien, il travaille sur ce que vous lui collez. Branché sur votre messagerie et votre agenda, il résume et rédige vos mails. Branché sur vos documents, il retrouve et synthétise ce que l’équipe a déjà écrit.

Pour un dirigeant de PME, la bonne question n’est donc pas « quelle est la meilleure IA ? », mais celle des outils où l’équipe travaille déjà, Microsoft 365 ou Google Workspace. Restent trois questions à régler : combien il coûte par poste, ce que deviennent les données de l’entreprise, et comment l’équipe apprend à lui donner de bonnes consignes. Sans ce dernier point, l’abonnement dort.

Qu’est-ce qu’un assistant IA ?

Un assistant IA est un programme qui comprend une demande écrite ou dite comme à une personne, et qui l’exécute : rédiger un mail, résumer un document, expliquer un contrat, analyser un tableau. France Num l’appelle aussi « copilote numérique ». Microsoft décrit Copilot comme « un assistant IA sécurisé pour le travail » (page Copilot pour les PME de Microsoft, lue le 20 octobre 2026).

Le point commun tient en une phrase de la page de Google sur Gemini : « vous pouvez lui parler ou lui écrire comme vous le feriez à une personne ». Pas de menu à apprendre, pas de code.

En conversation, il n’agit pas seul. Il répond à une demande, puis attend la suivante : c’est vous qui relisez, corrigez et envoyez. Les éditeurs ajoutent pourtant des modes qui travaillent plus longtemps sans vous. Anthropic, l’éditeur de Claude, écrit qu’il y a un an l’usage de Claude prenait surtout la forme d’« une conversation entre un utilisateur et un assistant », et que ses sessions consistent désormais « de plus en plus en tâches longues menées par un agent ». Quand l’IA enchaîne seule plusieurs actions, on parle d’agent (voir plus bas).

Que fait un assistant IA dans une journée de travail ?

Sur Claude, les conversations de travail produisent d’abord des documents et rapports (20 %), puis des explications (9 %), des brouillons de mails (7 %) et des analyses et synthèses (6 %). C’est l’ordre mesuré par Anthropic (rapport Anthropic Economic Index « Cadences », 26 juin 2026). Autrement dit, l’assistant sert surtout à écrire et à expliquer.

Le même rapport suit l’heure de la journée. La correspondance professionnelle, comme la rédaction de mails, « suit l’arc de la journée de travail », avec un léger pic entre 10 h et 11 h, heure locale.

Une précaution : ces chiffres portent sur les comptes grand public de Claude (Free, Pro, Max), conversations échantillonnées du 10 avril au 10 juin 2026. Ils ne disent rien des comptes d’équipe, ni des usages de Copilot ou de Gemini.

Ce qu’il fait dépend de ce à quoi il est branché

Le même assistant ne rend pas les mêmes services selon ce qu’il a le droit de lire. Trois niveaux, du plus simple au plus engageant :

1. Branché sur rien. Il travaille sur ce que vous lui donnez dans la conversation : un texte collé, un fichier déposé, une question. Il ne connaît de votre entreprise que ce que vous lui montrez.
2. Branché sur votre messagerie et votre agenda. Dans Google Workspace, Google résume ainsi Gemini dans Gmail : « retrouvez, résumez et rédigez des e-mails plus rapidement avec l’IA », d’après la page des forfaits Google Workspace (lue le 20 octobre 2026). Microsoft intègre Copilot à Outlook et Teams. France Num donne un exemple : à la question « Quels sont mes rendez-vous de demain ? », l’assistant « peut interroger votre agenda ».
3. Branché sur vos documents. Pour Gemini dans Drive, Google écrit : « recherchez, résumez et analysez des fichiers avec l’IA ». Copilot travaille dans Word, Excel et PowerPoint. Dans ChatGPT Business, les applications permettent « d’envoyer et de récupérer des informations à partir de sources internes connectées et d’applications tierces » (engagements d’OpenAI pour les entreprises, mis à jour le 8 janvier 2026).

Plus le niveau monte, plus l’assistant devient utile, et plus la question des accès devient sérieuse (voir « Qui a accès à quoi », plus bas).

Scénario imaginé : la matinée d’une dirigeante de PME

Ce qui suit est un scénario imaginé, pas un cas client. Il illustre, il ne mesure rien.

Claire dirige une entreprise de maintenance industrielle de 25 personnes. L’équipe travaille sur Google Workspace, forfait Business Standard, pour lequel Google liste « Assistant IA Gemini dans Gmail, Docs, Meet et plus ».

• 8 h 15. Elle demande à Gemini, dans Gmail, de résumer les mails arrivés depuis la veille. Elle lit le résumé, puis ouvre elle-même les deux mails qui touchent un client important.
• 9 h. Un client se plaint d’un retard. Elle demande un brouillon de réponse : ton ferme et courtois, une nouvelle date, aucun geste commercial. Le brouillon arrive sans la bonne date, que l’assistant ne pouvait pas connaître. Elle la corrige et envoie elle-même.
• 10 h 30. Réunion de chantier sur Meet. Google présente Gemini dans Meet comme capable de « résumer, traduire et prendre des notes pendant vos réunions ».
• 11 h 15. À partir des notes, elle demande un compte rendu en tableau : décisions, responsables, échéances. Avant de l’envoyer à l’équipe, elle vérifie qui a promis quoi.

À chaque étape, c’est Claire qui demande, relit et envoie. L’assistant prépare, il ne décide de rien. Une équipe sous Microsoft 365 ferait le même parcours dans Outlook et Teams, où Microsoft a intégré Copilot.

Ce qui fait la différence : la consigne

Le risque d’un assistant mal sollicité : un texte moyen, et une équipe qui conclut que « ça ne marche pas ». C’est pour cette raison que le programme de la formation IA en entreprise que j’anime consacre un atelier entier, 3 h 30, à l’écriture des consignes : « Atelier : écrire des prompts qui donnent un résultat réutilisable » (un prompt, c’est la consigne donnée à l’IA). Il repose sur cinq pièces : le rôle, le contexte, la contrainte, le format attendu, l’exemple. Et sur un test simple, la deuxième exécution : si le résultat change du tout au tout quand on relance la même consigne, la consigne n’est pas finie.

Assistant IA, chatbot, agent IA : quelle différence ?

Les trois se distinguent par qui les sollicite et par ce qu’ils font seuls. L’assistant IA travaille pour vous, échange par échange, et vous restez aux commandes. Le chatbot répond à vos clients, sur votre site ou votre messagerie, et l’agent IA reçoit un objectif puis enchaîne seul plusieurs actions jusqu’au résultat. Le modèle d’IA peut être le même : c’est le degré de délégation qui change.

Anthropic mesure cet écart sur ses propres produits, dans le même rapport « Cadences » du 26 juin 2026. Pour 26 types de résultats sur 31, l’autonomie laissée à l’IA est plus élevée dans Claude Code, son outil agent, que dans le chat ou Cowork. Exemple donné par le rapport : pour produire un article, la conversation médiane en chat ou Cowork compte 13 allers-retours, contre une seule consigne humaine dans la session médiane de Claude Code.

France Num résume l’assistant d’une formule, dans son guide sur l’assistant IA : un « outil basé sur l’IA qui assiste un humain, souvent dans un rôle de soutien collaboratif ». Pour le reste, deux articles dédiés : ce qu’est un chatbot et sur quoi il est branché, et la définition d’un agent IA, avec ses accès.

Quel est l’assistant IA de Microsoft ?

L’assistant IA de Microsoft s’appelle Copilot. Pour les entreprises, l’offre se nomme Microsoft 365 Copilot Business. Microsoft l’a intégré « à Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams, ce qui permet à votre équipe de commencer à travailler avec les outils qu’elle connaît déjà ». C’est un complément, que Microsoft dit « accessible uniquement aux clients Microsoft 365 existants disposant d’un abonnement Business éligible ».

Les prix affichés sur la page Copilot pour les PME de Microsoft, lus le 20 octobre 2026, hors TVA, par utilisateur et par mois :

• Copilot Business seul, paiement annuel : 15,60 € HT au lieu de 18,20 €, une réduction « valable du 1er juillet 2026 au 31 décembre 2026 ».
• Copilot Business seul, paiement mensuel : 21,84 € HT.
• Microsoft 365 Business Standard avec Copilot : 20,36 € HT en annuel.
• Microsoft 365 Business Premium avec Copilot : 27,73 € HT en annuel.

Deux lignes à lire avant de signer, sur la même page. D’abord, Microsoft prévient que « certaines expériences d’IA nécessitent une facturation à l’usage et peuvent entraîner des frais supplémentaires en fonction de votre utilisation, en plus des frais liés à votre licence ». Ensuite, ces offres prévoient une « gestion des identités et des accès de base pour un nombre maximal de 300 utilisateurs ».

C’est quoi l’application Assistant de Google, et que devient-elle ?

L’Assistant Google est l’assistant qui aide les utilisateurs sur leur téléphone « depuis 2016 ». Google l’a « totalement repensé » et le remplace par Gemini : sur un appareil compatible, « Hey Google » lance Gemini, et l’Assistant reste en service là où Gemini n’est pas encore disponible. D’après la page de Google sur Gemini, un appareil qui remplit les conditions passera de l’Assistant Google à Gemini « dans les mois qui viennent ».

Les conditions de bascule, d’après Google : un téléphone sous Android 9 ou plus récent, ou iOS 16 ou plus récent, au moins 2 Go de mémoire vive, et un pays parmi les plus de 200 où Gemini est disponible. Les appareils Android Go sont exclus « pour l’instant ». Sur les enceintes, écrans et télévisions, l’Assistant « continuera de fonctionner comme d’habitude » en attendant.

Pour une PME, retenez la différence entre les deux usages. L’assistant du téléphone sert la personne. La version utile au travail est Gemini dans Google Workspace, branchée sur le compte professionnel. Google le dit lui-même : même si Gemini répond à beaucoup plus de questions que l’ancien Assistant, « il peut lui arriver de se tromper ».

Quelle est la meilleure application d’IA pour travailler dans une PME ?

Je recommande l’assistant qui vit là où travaille déjà votre équipe. Équipe dans Outlook, Teams et Word : Microsoft 365 Copilot. Équipe dans Gmail, Docs et Meet : Gemini, déjà présent dans les forfaits Google Workspace. Poste polyvalent, hors d’une suite bureautique unique : ChatGPT ou Claude, en formule d’équipe.

Mes critères, dans cet ordre : où vit l’équipe chaque jour, ce que l’assistant doit pouvoir lire, une formule professionnelle qui n’entraîne pas les modèles sur vos données par défaut, puis le prix par poste. Assistant par assistant :

• Microsoft 365 Copilot, si vos journées se passent dans Outlook et Teams. Il travaille dans les fichiers et les mails où l’équipe travaille déjà, sans nouvel outil à ouvrir. Je le conseille en priorité à une PME déjà abonnée à Microsoft 365 dont l’équipe vit dans Outlook et Teams.
• Gemini dans Google Workspace, si vos journées se passent dans Gmail et Docs. Vérifiez votre forfait avant tout : en Business Starter, la page des forfaits Google Workspace liste « Assistant IA Gemini dans Gmail » ; en Business Standard, « Assistant IA Gemini dans Gmail, Docs, Meet et plus ».
• ChatGPT, pour un poste polyvalent : rédaction, analyse, recherche. Sur la page des forfaits et tarifs de ChatGPT, OpenAI écrit que ses forfaits Business et Enterprise « sont conçus pour les entreprises » et que Business est proposé « à partir de deux utilisateurs ». Les responsables de l’espace de travail « peuvent contrôler quelles applications y sont activées ».
• Claude, pour le même profil. La formule Team vise les équipes « de 2 à 150 personnes ». D’après la page des plans et tarifs de Claude, Claude for Microsoft 365 et Claude for Microsoft Outlook sont inclus dans les formules payantes (Pro, Max, Team, Enterprise), ce qui en fait aussi une option pour une équipe Microsoft qui veut un second assistant.
• Mistral, pour qui veut garder la main sur l’hébergement. Le Chat s’appelle désormais Vibe : « Le Chat devient Vibe. Toutes vos conversations, paramètres et abonnements sont conservés. » D’après la page de Mistral Vibe, il s’intègre à « plus de 100 outils, dont les e-mails, le calendrier », et les clients Entreprise peuvent le déployer « sur site, dans un cloud privé ou sur Mistral Cloud, avec une résidence complète des données ».

Combien coûte un assistant IA par salarié, et que deviennent les données de l’entreprise ?

Par salarié, comptez l’abonnement d’une formule professionnelle, facturée par utilisateur et par mois : 15,60 € HT pour Copilot Business en paiement annuel (réduction valable jusqu’au 31 décembre 2026, 18,20 € HT sinon), 20 $ par siège Standard pour Claude Team en annuel (prix publié en dollars, hors taxes). Côté données, les formules d’équipe de Microsoft, OpenAI et Anthropic n’entraînent pas les modèles sur vos contenus par défaut : vos textes ne servent pas à améliorer les futures versions de l’outil. Les formules personnelles de ChatGPT et de Claude, si, sauf refus ou désactivation.

Les prix et engagements publiés par chaque éditeur, avec leur date de lecture :

Compte personnel ou compte professionnel

C’est le premier réglage à faire. Sur les formules personnelles de ChatGPT (Free, Go, Plus, Pro), la page des forfaits ChatGPT indique que « le contenu est utilisé pour entraîner nos modèles », avec un « refus possible ». Sur celles de Claude (Free, Pro, Max), l’entraînement est en « désactivation possible » : c’est à chaque utilisateur de l’éteindre. Sur les formules d’équipe, OpenAI écrit : « Par défaut, nous n’entraînons pas nos modèles sur vos données. » Anthropic : « Aucune utilisation de votre contenu pour l’entraînement des modèles par défaut. »

La CNIL trace la ligne pour les usages non confidentiels : un service grand public reste envisageable avec des adresses électroniques professionnelles dédiées, « à condition d’éviter la création de compte avec des adresses électroniques personnelles » et en désactivant la réutilisation des données par le fournisseur (questions-réponses de la CNIL sur l’IA générative, 18 juillet 2024).

Qui a accès à quoi

Un assistant branché sur vos outils travaille avec les droits de l’utilisateur. OpenAI l’écrit pour ses formules d’entreprise : « ChatGPT applique les droits d’accès définis dans votre entreprise ». Pour ChatGPT Business, la même page précise que « seules les personnes qui utilisent le service peuvent consulter leurs propres conversations », et que les administrateurs « ont la main sur les espaces de travail et les accès ». Je conseille donc de ranger les droits de partage du Drive ou de SharePoint (l’espace de documents partagés de Microsoft) avant de brancher quoi que ce soit : un dossier RH ouvert à tous devient, avec un assistant, un dossier RH résumé pour tous.

Le guide de France Num propose des questions à poser à l’éditeur avant de signer :

• Où sont hébergées les données, et « le fournisseur est-il soumis au Cloud Act américain ? » (une loi américaine sur l’accès aux données).
• Vos données servent-elles à entraîner d’autres IA, et pouvez-vous désactiver cette option ?
• La solution est-elle conforme aux règles européennes sur les données personnelles (RGPD) ?
• Pouvez-vous supprimer ou récupérer vos données à tout moment, sans processus complexe ?
• Un contrat clair encadre-t-il la gestion de vos données (durée, sécurité, responsabilités) ?

Dans ses mêmes questions-réponses, la CNIL recommande enfin d’encadrer l’usage par des politiques ou chartes internes, « définissant clairement les usages autorisés et les usages interdits ».

Faut-il former l’équipe avant de brancher un assistant IA ?

Pour une seule personne déjà à l’aise, je ne conseille pas de formation : l’essai sur ses propres tâches suffit. Pour une équipe, oui, dans deux cas : quand il faut que chacun sache quoi demander et quoi relire, et quand il faut poser des règles communes (quel compte, quelles données, quelle charte). Sans cela, l’abonnement dort.

C’est le périmètre de la formation IA en entreprise, sur deux jours (14 heures) : le module « Choisir ses outils sans se disperser », qui traite « où partent vos données selon le compte utilisé et le contrat signé », l’atelier de consignes décrit plus haut, puis le module « Vérifier, décider, et poser la règle de l’entreprise », avec l’écriture de la charte d’usage « pendant la séance, pas après ». Pour une prise en main par métier, le catalogue des formations IA détaille les autres parcours.

Sources

• France Num, « Assistant IA : guide du débutant pour automatiser les tâches au sein de votre TPE PME », publié le 27 août 2025, mis à jour le 6 octobre 2025.
• Google, « Découvrez Gemini, votre nouvel assistant IA personnel », lu le 20 octobre 2026.
• Anthropic, « Anthropic Economic Index report: Cadences », 26 juin 2026.
• Google, « Comparer les options des forfaits modulables », lu le 20 octobre 2026.
• OpenAI, « Confidentialité des entreprises chez OpenAI », mise à jour du 8 janvier 2026 (version archivée du 7 mars 2026).
• Microsoft, « Microsoft Copilot pour les PME », lu le 20 octobre 2026.
• OpenAI, « Forfaits et tarifs | ChatGPT », version archivée du 23 juillet 2026.
• Anthropic, « Plans et tarifs | Claude », lu le 20 octobre 2026.
• Mistral AI, « Mistral Vibe (anciennement Le Chat) », lu le 20 octobre 2026.
• CNIL, « Les questions-réponses de la CNIL sur l’utilisation d’un système d’IA générative », 18 juillet 2024.